|
PAX ANA KHANH
HOA CO., LTD
|
SỐ QUY TRÌNH:
|
SỐ TRANG:
|
|
BAN HÀNH BỞI:
Giám
đốc Công ty TNHH Pax Ana Khánh Hòa
|
NGÀY BAN HÀNH:
10/10/2023
|
GIÁM ĐỐC PHÊ DUYỆT:
|
|
CHỦ ĐỀ:
Quy
trình và kế hoạch hành động ứng phó lụt bão tại Khu du lịch Pax Ana Dốc Lết Resort
& Spa
|
THỰC HIỆN:
PGĐ
Vận hành/Trưởng bộ phận & nhân viên
|
Chủ đề:
Quy trình ứng phó lụt bão và kế hoạch hành động
ứng phó lụt, bão tại Khu du lịch Pax Ana Dốc Lết Resort & Spa (KDL)
Mục đích:
Đảm bảo
cơ sở trực thuộc Công ty TNHH Pax Ana Khánh Hòa có quy trình đầy đủ và phương
án hành động chi tiết nhằm mục đích chuẩn bị trước và sẵn sàng ứng phó với diễn
biến định kỳ cũng như thay đổi bất thường của thời tiết.
Tổ chức:
- Khi có
thông tin dự báo tình hình lụt bão tại tỉnh Khánh Hòa và các địa phương lân cận,
thì Đội phòng chống lụt bão và các Trưởng Bộ phận dưới
sự chỉ đạo của Tổng quản lý thường xuyên kiểm tra, cập nhật thông tin dự báo thời
tiết từ các trung tâm dự báo khí tượng/cơ quan truyền thông/cơ quan phòng chống
thiên tai quốc gia và địa phương; cập nhật tình hình mưa, bão thực tế tại địa
phương.
-
Trong suốt thời gian có mưa
lớn, bão diễn ra: Chỉ huy và Đội ứng
phó lụt bão phải có mặt tại cơ sở do mình phụ trách đồng thời sắp xếp phù hợp số lượng
Trưởng Bộ phận (TBP) và nhân viên trực,
tham gia công tác ứng phó lụt bão theo tình hình thực tế.
-
Thành lập lực lượng chỉ huy và trực tiếp thực hiện công tác ứng phó lụt bão với
các thành phần như sau:
|
STT
|
BỘ PHẬN
|
NHIỆM VỤ
|
|
1
|
Tổng
Quản Lý
|
Chỉ
huy
|
|
2
|
Bảo vệ
|
Đội
trưởng
|
|
3
|
Bảo
trì
|
Đội
phó
|
|
7
|
Thể
thao
|
Thành
viên
|
|
4
|
Nhà
hàng
|
Thành
viên
|
|
5
|
Bếp
|
Thành
viên
|
|
6
|
Nhân
sự
|
Thành
viên
|
|
8
|
IT
|
Thành
viên
|
|
9
|
Buồng
phòng
|
Thành
viên
|
|
10
|
Thẩm
mĩ
|
Thành
viên
|
|
11
|
Thu
mua
|
Thành
viên
|
|
12
|
Lễ
tân
|
Thành
viên
|
|
13
|
Vườn
|
Thành
viên
|
|
14
|
Kế
toán
|
Thành
viên
|
|
15
|
Y tế
|
Thành
viên
|
- TBP
phải đảm bảo toàn bộ nhân viên thuộc đơn vị mình nắm được thông tin diễn biến mưa
bão và phải triển khai công tác chuẩn bị theo Quy trình ứng phó lụt bão. Cụ thể:
1.
Bộ
phận Lễ Tân:
24 giờ trước mưa lớn, bão:
-
Gửi thư (tin nhắn,
email,…) tới từng phòng, thông báo cho toàn bộ khách đang lưu trú tại khách sạn
biết sắp có mưa lớn, bão đổ bộ vào khu vực KDL.
-
Trong thư phải có số điện
thoại liên lạc khi khách cần thêm thông tin/giúp đỡ; đồng thời cảnh báo cho
khách là trong trường hợp có bão thì hàng không Việt Nam sẽ đóng cửa sân bay,
và giải thích chi tiết cách di chuyển và phương tiện vận chuyển khác sẵn có.
-
Nội dung Thông báo trên
cũng phải được niêm yết trên bảng thông báo tại khu vực Lễ Tân.
-
Bảo quản xe buggy, tập kết
toàn bộ xe buggy về khu vực nhà xe để tránh gió bão
-
Giữ liên lạc 24/24 với Đội
ứng phó lụt bão và sẵn sàng tiếp ứng khi sự cố xảy ra.
12 giờ trước mưa lớn, bão:
-
Phải đóng các cửa ở khu vực Lễ Tân và Thư viện
(nếu có).
-
Di chuyển tài sản dễ vỡ như đèn điện, bình hoa
đến nơi an toàn trong phòng.
-
Nhân viên tổng đài phải
túc trực tại tổng đài điện thoại và giữ liên lạc 24/7.
-
TBP Lễ Tân và nhân viên Lễ
Tân phải liên lạc với tất cả các phòng khách để đảm bảo chắc chắn khách an toàn
và không ở trong tình trạng hoảng sợ. Tái khẳng định với khách rằng chúng tôi
đã từng trải qua những cơn mưa bão trước đây.
-
Chuẩn bị phòng ở cho nhân
viên tham gia ứng phó bão và trong ca làm việc ở lại để đảm bảo an toàn.
Trong
khi mưa lớn, bão:
-
Đoán chắc rằng toàn bộ
khách đều an toàn. Nhân viên phải chắc rằng chỗ nào có người già và trẻ em đang
ở.
-
Trường hợp KDL không kín
hết phòng lưu trú, nếu có phòng nào của khách có sự cố hoặc hư hỏng, thì trợ
giúp đổi phòng với thái độ mềm mỏng, nhẹ nhàng.
-
Trường hợp KDL kín hết
phòng lưu trú, nếu phòng của khách có sự cố hư hỏng, phải lập tức chuyển khách
đến nơi an toàn. Nếu cần thiết thì sắp xếp cho khách chuyển qua khách sạn khác ở
ngoài.
Sau
mưa bão:
-
Thông báo cho toàn bộ
khách biết là mưa bão đã đi qua.
-
Triển khai phương án hành
động cần thiết để giải quyết các vấn đề do khách yêu cầu, các sự cố cần bảo trì
hoặc có liên quan.
-
Chủ động vệ sinh và sắp xếp
lại khu vực bộ phận đang phụ trách.
2.
Bộ
phận Bảo Vệ:
24 giờ trước mưa lớn, bão:
-
Triệu tập một phiên họp
khẩn cấp toàn Đội ứng phó lụt bão để phổ biến tình hình và phân công công tác ứng
phó lụt bão.
-
Chụp hình hiện trường trước
bão tại tất cả các khu vực trong KDL để phục vụ cho việc đánh giá thiệt hại sau
bão và bảo hiểm tài sản.
12 giờ trước mưa lớn, bão:
- Phối hợp TBP Kỹ thuật trong công tác chuẩn bị
sẵn sàng ứng phó như sau:
a. Thang, dây thép, dây thừng và cây
gỗ phải sắp sẵn.
b. Có đủ áo mưa sẵn sàng.
c. Phân phát ủng đi mưa và mủ bảo hộ.
d. Vật dụng phòng hộ phải sẵn sàng
trong tay.
-
Địa điểm tập kết vật dụng
và trang bị phòng chống lụt bão được qui định tại Phòng Bảo vệ.
-
Chuẩn bị sẵn đèn pin cho
ca đêm và đội phòng chống lụt bão trực đêm.
-
Chuẩn bị số lượng lớn các
bao cát để chèn cửa kính và nhà kho.
-
Chuẩn bị sẵn số lượng bộ
đàm đảm bảo hoạt động tốt trong thời gian bão tới.
-
Tiến hành cắm cờ cảnh báo
nguy hiểm tại biển
-
Thu dọn dàn phao biển vào
trong bờ để bảo quản
-
Thu dọn công cụ dụng cụ
ngoài bãi biển vào khu vực an toàn để bảo quản.
-
Đóng và khóa tất cả các cửa
tại khu vực làm việc của bộ phận
Trong
khi mưa lớn, bão:
-
Quan sát kỹ phòng khách ở
có cây cao đề phòng gió lớn làm gãy đỗ, đè lên mái gây nguy hiểm đến tính mạng
của khách và tài sản. Nếu cần thiết, phải dời khách đến nơi lưu trú an toàn.
-
Kết hợp với y tá chuẩn bị
đầy đủ dụng cụ y tế để sơ cứu người kịp thời nếu sự cố không may xảy ra.
-
Nhắc nhở mọi người không
được tùy tiện đi ra ngoài khi có mưa gió lớn.
-
Đội ứng phó lụt bão phải
có người đi tuần luôn phiên trong khuôn viên KDL để kịp thời thông báo khi có sự
cố xảy ra.
-
Đội ứng phó lụt bão phải
phân công tổ trực ban đêm trong trường hợp mưa bão kéo dài, nhất là ca đêm.
-
Cần ngắt điện các khu vực
có đèn vườn bị ngập nước gần đường đi nội bộ để đảm bảo an toàn cho khách đi lại.
Sau mưa bão:
-
Chụp hình hiện trường sau
bão tại tất cả các khu vực trong KDL để phục vụ cho việc đánh giá thiệt hại sau
bão và bảo hiểm tài sản và báo cáo cho Chỉ huy;
-
Gửi thông tin và hình ảnh đến Bộ phận Kế toán.
-
Tham gia dọn dẹp vệ sinh.
3.
Bộ
phận Kỹ thuật:
Trước
khi có mưa lớn, bão:
-
Kiểm tra lại toàn bộ các
cột thu lôi và các thiết bị nối đất, chống sét trong khuôn viên KDL để tránh sự
cố.
-
Kiểm tra các máy phát, đảm
bảo chắc chắn các máy phát phải ở tình trạng đang hoạt động tốt nhằm đề phòng
khi cúp điện trong thời gian mưa bão đang diễn ra.
-
Đảm bảo có đủ dầu dự trữ
để chạy máy phát điện. Nếu có sự cố (bất kể là rất nhỏ) thì phải chuẩn bị 01
máy phát nhỏ để cung cấp điện cho khu vực chính, đèn điện, bơm nước.
-
Phối hợp với đội ứng phó
lụt bão trong công tác chuẩn bị các vật dụng phòng, chống mưa bão: cây gỗ, dây
thép để cột mái lá và cây cối trong vườn.
-
Di chuyển tài sản mà bộ
phận phụ trách đến nơi an toàn.
-
Nếu sóng lớn có thể tạm
thời cắt bớt những đèn chiếu sáng ở bờ biển để phòng ngừa nước biển tràn lên
làm chập mạch điện gây cháy nổ.
-
Dùng bao nylon để bao bọc
tất cả các đèn treo, đèn chùm trong KDL.
-
Luôn ở tư thế sẵn sàng
vào việc khi có bất cứ sự cố sảy ra cần sữa chữa trong KDL. Tuy nhiên, đoán chắc
là chỉ làm những việc nào mà nhân viên sẽ không bị thương hoặc không quá nguy
hiểm. TBP phải bố trí nhân viên tới các khu vực cần quan tâm ngay.
-
Kiểm tra tất cả mái lá phải được bao lưới an toàn.
-
Đóng và khóa tất cả các cửa
tại khu vực làm việc của bộ phận
Trong
khi mưa lớn, bão:
-
Cùng các Bộ phận khác,
duy trì hoạt động toàn hệ thống trong khả năng có thể.
Sau
mưa bão:
-
Kiểm tra toàn bộ hệ thống
để ghi nhận những hỏng, hóc (nếu có).
-
Báo cáo phương án sửa chữa,
thay thế; tiến hành sửa chữa, thay thế theo phương án đã được phê duyệt.
4.
Bộ
phận buồng phòng:
Trước
khi có mưa lớn, bão:
-
Di chuyển tài sản mà bộ
phận mình phụ trách đến nơi an toàn như kho HK.
-
Nếu thấy khách ở bên
ngoài thì phải thông báo cho khách biết, khuyên khách nên vào trong phòng để
tránh tai nạn đáng tiếc xảy ra.
-
Không nên ra ngoài khi trời
mưa bão đang diễn ra, trừ những trường hợp cần thiết, và nếu có ra ngoài thì phải
chuẩn bị thật cẩn thận, chẳng hạn như đội mũ bảo hộ, ủng, áo mưa,…
-
Dọn cất tất cả nệm,
sunbed và các vật dụng ở khu vực lân cận: như tiền sảnh, hành lang… vào bên
trong phòng.
-
Chuẩn bị sẵn đèn pin cho
phòng khách đề phòng trường hợp mất điện.
-
Không để những đồ dễ vỡ
hay bàn ghế có giá trị ở các khu vực công cộng mà phải chuyển vào các phòng,
kho trống.
-
Đóng chặt tất cả các cửa
phòng khách để tránh mưa hắt, gió luồn vào.
-
Tăng cường nhân lực trực
tại KDL để phòng khi có sự cố cho đến khi hết mưa bão.
-
Giữ liên lạc 24/24 với Đội
ứng phó lụt bão và sẵn sàng tiếp ứng khi có sự cố xảy ra.
-
Chuẩn bị vật dụng lau
chùi như chậu, khăn thấm để hút nước, cây lau nhà, cây đẩy nước … phòng khi bị
dột.
-
Phối hợp với Lễ Tân nhanh
chóng giúp khách chuyển phòng trong trường hợp phòng khách có sự cố do mưa bão
gây ra.
-
Đảm bảo rằng nếu có khách
là người già và trẻ con đi lung tung thì phải báo cho Đội ứng phó lụt bão hoặc
Lễ Tân hoặc Bảo vệ biết họ đang ở đâu.
Sau mưa bão:
-
Khẩn trương phân công khảo
sát, hỗ trợ các vị trí có sự cố để nhanh chóng khắc phục lập lại tình trạng
bình thường của các buồng, phòng.
-
Vệ sinh và sắp xếp lại
tình trạng bình thường của các buồng, phòng và khu vực công cộng.
-
Chủ động vệ sinh và sắp xếp
lại khu vực bộ phận đang phụ trách.
5.
Bộ
phận Vườn:
Trước
mùa mưa / bão:
-
Trước mùa mưa bão đến, phải
dùng cây và dây thép dằn cột tất cả các thân cây dễ ngã trong KNM.
-
Chặt các cành to, cành
cao, chĩa vào mái nhà.
-
Những việc trên phải được
hoàn chỉnh ít nhất 2 tuần trước khi mùa mưa bão bắt đầu.
24
giờ trước mưa lớn, bão:
-
Tổ vườn đảm bảo an toàn
cây to trong vườn đã được dằn cột chắc chắn.
-
Chặt bớt cành, tàu lá lớn.
-
Đảm bảo có người trực và
khi cần thì bố trí thêm nhân công dọn rác.
-
Thu dọn đồ đạc, thiết bị
bên ngoài, đồ đạc, chậu cây,.. về kho housekeeping và khu vườn dưỡng cây.
-
Nếu thấy có sự cố gì xảy
ra trong khu KDL thì báo ngay cho Đội ứng phó lụt bão.
-
Giữ liên lạc 24/24 với Đội
ứng phó lụt bão và sẵn sàng tiếp ứng khi sự cố xảy ra.
Sau khi mưa bão kết thúc:
-
Cần tăng cường thêm nhân
lực để dọn vệ sinh khu vực bờ biển và vườn; chăm sóc, trồng lại số cây hư hại.
6.
Bộ
phận F&B:
24 giờ trước mưa bão:
-
Đảm bảo tất cả cửa tại
khu vực nhà hàng được đóng và khóa chặt.
-
Đóng cửa nhà hàng Đèn Lồng
Biển và chuyển nhà hàng về BamBoo House để phục vụ khách
-
Di chuyển bàn ghế và các
vật dụng liên quan vào bên trong kho, di chuyển tất cả đồ dễ vỡ và có giá trị
vào nơi an toàn.
-
Poolbar ngừng phục vụ,
các thiết bị điện cố định được che đậy hợp lý.
-
Cần phối hợp Đội ứng phó lụt
bão để có những biện pháp hữu hiệu khi xảy ra sự cố.
-
Chuẩn bị vật dụng lau
chùi như khăn thấm dễ hút nước, cây lau nhà, xô và giẻ phòng khi bị dột.
-
Giữ liên lạc 24/7 với Đội
ứng phó lụt bão và sẵn sàng tiếp ứng khi sự cố sảy ra.
Trong khi mưa, bão:
-
Phục vụ bữa ăn tại phòng
cho khách trong trường hợp mưa, bão lớn, khách không thể dùng bữa ăn tại nhà
hàng.
Sau
khi mưa bão kết thúc:
-
Chủ động vệ sinh và sắp xếp
lại hiện trạng như bình thường tại các khu vực thuộc bộ phận quản lý.
7.
Bộ
phận Bếp:
24 giờ trước mưa bão:
-
Di chuyển các thiết bị, hàng
hóa vào nơi khô ráo an toàn trong khu vực bếp.
-
Đóng chặt các cửa sổ và cửa
ra vào đề phòng bể vỡ khi gió mạnh.
-
Yêu cầu bảo trì đến kiểm
tra cẩn thận bình và ống dẫn ga, tránh trường hợp va chạm.
-
Chuẩn bị vật dụng lau
chùi như chậu, khăn thấm để hút nước và cây lau nhà, cây đẩy nước… phòng khi bị
dột.
-
Dữ trữ đủ nguồn thực phẩm
phục vụ cho khách và nhân viên trong thời gian diễn ra bão.
-
Giữ liên lạc 24/24 với Đội
ứng phó lụt bão và sẵn sàng tiếp ứng khi sự cố xảy ra.
8.
Bộ
phận dịch vụ giải trí:
24
giờ trước mưa bão:
-
Di chuyển tất cả các vật
dụng như sunbed, nệm… tại bãi biển và hồ bơi vào nơi an toàn để bảo quản.
-
Giữ liên lạc 24/24 với Đội
ứng phó lụt bão và sẵn sàng tiếp ứng khi sự cố xảy ra.
Trong khi mưa, bão:
-
Phối hợp với Đội ứng phó
lụt bão và các TBP khác để kịp thời ứng phó bão lụt.
Sau khi mưa bão kết thúc:
-
Chủ động vệ sinh và sắp xếp
lại hiện trạng như bình thường tại các khu vực thuộc bộ phận quản lý.
9.
Bộ
phận mua hàng:
12
giờ trước mưa bão:
-
Phối hợp tất cả các bộ phận
để dự trữ thực phẩm và hàng hoá
để phục vụ khách.
-
Dọn sạch tất cả hàng hóa,
vật dụng tại khu vực tiếp nhận hàng.
-
Bảo quản thực phẩm và hàng hóa nơi khô ráo và
an toàn.
-
Đóng và khóa chặt các cửa
tại văn phòng làm việc và kho thu mua.
-
Giữ liên lạc 24/24 với Đội
ứng phó lụt bão và sẵn sàng tiếp ứng khi sự cố xảy ra.
10. Bộ phận IT:
-
Hệ thống điện thoại – FAX:
+ Xử
lý ngay nếu có lỗi phần mềm hoặc hệ thống tổng đài có sự cố do mưa bão gây ra
hoặc do thời tiết xấu.
+ Sử dụng hệ thống tính bill trực tuyến
trên dữ liệu lưu trữ mạng.
-
Hệ thống máy vi tính:
+ Nếu
máy chủ bị đứng do thời tiết bão gây ra, thì ngay lập tức phải gọi người quản
lý hệ thống máy tính.
+ Nếu sự cố về kỹ thuật, người quản lý hệ thống
máy vi tính sẽ phối hợp với TBP IT để giải quyết vấn đề và khôi phục chạy lại hệ
thống máy tính.
- Giữ
liên lạc 24/24 với Đội ứng phó lụt bão và sẵn sàng tiếp ứng khi sự cố xảy ra.
11. Bộ phận Thẩm mĩ:
-
Nhân viên Spa đưa toàn bộ
nệm khăn và các đồ dùng ở ngoài nhà vào bên trong phòng.
-
Đóng và khóa chặt các cửa
tại khu vực Spa
-
Bảo đảm cho tất cả các
tài sản được cất nơi khô ráo.
-
Giữ liên lạc 24/24 với Đội
ứng phó lụt bão và sẵn sàng tiếp ứng khi sự cố xảy ra
12. Bộ phận Nhân Sự:
-
Theo dõi, cập nhật thường
xuyên tình hình nhân sự trước, trong và sau mưa bão.
-
Phối hợp với các bộ phận
để chuẩn bị phòng ở cho nhân viên phòng chống lụt bão.
-
Phối hợp với Bộ phận mua
hàng, chuẩn bị đầy đủ lương thực thực phẩm cho CBNV.
-
Phối hợp với Bộ phận mua
hàng và Y tế, chuẩn bị dụng cụ y tế đầy đủ phòng khi có trường hợp xấu xảy ra.
-
Giữ liên lạc 24/24 với Đội
ứng phó lụt bão và sẵn sàng tiếp ứng khi sự cố xảy ra.
13. Bộ phận Y tế:
-
Phối hợp với Bộ phận mua
hàng và Nhân sự, chuẩn bị dụng cụ y tế đầy đủ phòng khi có trường hợp xấu xảy
ra.
-
Giữ liên lạc 24/24 với Đội
ứng phó lụt bão và sẵn sàng tiếp ứng khi sự cố xảy ra.
14. Bộ phận Kế Toán:
-
Sắp xếp, bảo quản các hồ
sơ, giấy tờ lên kệ hoặc nơi khô ráo, dùng bạt bao phủ tránh bị ướt vì bị dột
khi mưa bão (nếu cần thiết)
-
Phối hợp với Bộ phận Bảo
vệ để làm bảo hiểm các tài sản bị hư hại do mưa bão
-
Giữ liên lạc 24/24 với Đội
ứng phó lụt bão và sẵn sàng tiếp ứng khi sự cố xảy ra.
Phê
duyệt bởi Kiểm tra bởi Soạn thảo bởi
PGĐ Vận
hành Phòng
Nhân sự Phòng
An ninh
Hà Huỳnh Hải Trần
Ngọc Mỹ Đinh Võ Duy Thành
