Khi khách đến liên hệ công việc, gặp BQL…Hỏi thông tin về khách (tên gì, đơn vị công tác, cần gặp ai…) yêu cầu khách đợi tại cổng, báo cho cơ động để thông tin cho BQL biết có cho vào gặp hay không. Ghi thông tin vào sổ trực. 

- Khi nhà cung cấp giao hàng ghi thông tin vào sổ trực (tên NCC, giao hàng gì, thời gian và biển số xe).  Gọi cơ động để cùng bộ phận liên quan kiểm hàng và ký xác nhận vào phiếu hoặc hoá đơn hàng. 

- Khi thợ sửa chữa cá nhân đến cổng, gọi quản lý bộ phận liên quan đến cổng ký bảo lãnh để họ vào làm. 

- Công nhân nhà thầu vào làm phải có tên đúng như đã đăng ký trước, đối với người mới thì phải có nhà thầu đến cổng đăng ký bảo lãnh mới được vào làm.