Kiểm soát khóa, chìa khóa
Sự định nghĩa:
Kiểm soát khóa, chìa khóa và mã số là một trong những vấn đề chính mà quản lý khách sạn phải đối mặt. Một ổ khóa không an toàn hơn việc kiểm soát chìa khóa hoặc mã số của nó
Mục đích:
Để ngăn ngừa trộm cắp và mất tích
Chính sách:
để đảm bảo rằng tất cả các chìa khóa khu nghỉ dưỡng được sử dụng đúng cách. Tất cả các phòng ban (chủ nhà) phải tuân theo quy trình chìa khóa:
- Tất cả chìa khóa khu nghỉ dưỡng bao gồm chìa khóa văn phòng, chìa khóa cửa hàng, phải được giao cho nhân viên an ninh tại văn phòng an ninh trước khi rời khỏi khu nghỉ dưỡng.
- Các chìa khóa sau phải được niêm phong trong một phong bì: (Chìa khóa GM, chìa khóa Shop, chìa khóa cửa hàng, chìa khóa FC, chìa khóa HR)
- Mỗi người nhận chìa khóa đều có trách nhiệm và nghĩa vụ giải trình.
- Đội an ninh phải đảm bảo rằng tất cả các chìa khóa được cấp và trả lại cho những người được ủy quyền, nghĩa là cho bộ phận. (ví dụ không được mang chìa khóa đi dọn phòng khi làm việc ở F&B). Mỗi chìa khóa phải được ký vào sổ đăng ký chìa khóa bao gồm tên, thời gian ký ra và thời gian trả lại cùng với chữ ký và chữ ký đối chiếu của đội an ninh.
- Không được mang chìa khóa ra khỏi khu nghỉ dưỡng.
- Hộp đựng chìa khóa sẽ được kiểm tra vào cuối ca làm việc buổi tối bởi ca trưởng/giám sát. Bất kỳ sự khác biệt nào phải được báo cáo ngay lập tức để điều tra và/hoặc báo cáo với trưởng phòng an ninh. Sổ đăng ký chìa khóa sẽ được sử dụng làm tài liệu tham khảo.
- Bất kỳ chìa khóa nào bị hỏng hoặc bị mất phải được báo cáo ngay cho phòng An ninh. Sử dụng mẫu Điền vào / xem bên dưới
- Người quản lý an ninh phải báo cáo tất cả các chìa khóa bị mất hoặc bị hỏng cho GM.
2. Nếu không thể di dời chìa khóa, Trưởng phòng An ninh phải quyết định xem có cần thay ổ khóa hay không. Nếu ổ khóa sẽ được thay đổi, Trưởng phòng An ninh sẽ thu hồi tất cả chìa khóa cho ổ khóa đó và cấp lại chìa khóa mới.
Sẽ được ghi lại đầy đủ.
3. Bất kỳ thay đổi nào về vị trí ổ khóa sẽ được ghi lại trong nhật ký kiểm soát chìa khóa.
4. Trong trường hợp vi phạm của chủ nhà, hành động kỷ luật phải được thực hiện bởi An ninh và Nhân sự và thông báo cho GM
2. Tên khách, số phòng, ngày giờ và tất cả các thông tin chi tiết cần ghi lại
3. Trong trường hợp khách nói rằng mình quên chìa khóa trong phòng, người chủ nhà nhận được thông tin này phải liên hệ với Lễ tân và đảm bảo rằng khách có quyền yêu cầu mở phòng. (hỏi một số câu hỏi để xác định danh tính khách) Đảm bảo rằng khách có chìa khóa phòng.
4. Trong trường hợp khách báo mất chìa khóa phòng, cần phải tiến hành điều tra cẩn thận ngay lập tức để ngăn ngừa rủi ro về an ninh.
- Liên hệ với bộ phận dọn phòng để tìm kiếm trong phòng.
- Kiểm tra hộp đựng chìa khóa và giá đựng chìa khóa để đề phòng trường hợp bị thất lạc.
- Kiểm tra tất cả các cửa hàng Thực phẩm & Đồ uống, Bãi biển, SPA, phòng tập thể dục, v.v.
5. Nếu không tìm thấy chìa khóa, Kỹ sư trưởng cần phải thay hoặc đổi ổ khóa ngay lập tức để ngăn chặn việc đột nhập trái phép.
Mẫu đính kèm phải được điền đầy đủ
Nếu sự cố được chứng minh là do sự bất cẩn của khách, khách phải trả 35 đô la Mỹ để thay thế, đảm bảo khách ký vào mẫu đơn ghi chép sự cố.
Trong trường hợp tìm thấy chìa khóa sau đó, nó sẽ bị hủy, đảm bảo tài liệu chính xác
5. Yêu cầu thay thế chìa khóa bị mất và bị hỏng phải được nộp lên Tổng giám đốc để phê duyệt. Trưởng phòng an ninh chuẩn bị yêu cầu này và nộp vào cùng ngày chìa khóa bị mất hoặc bị hỏng cùng với báo cáo về chìa khóa.
1. Quầy lễ tân sẽ luôn giữ 2 chìa khóa cho mỗi phòng khách trong
khu nghỉ mát.
2. Kiểm tra hàng tuần được thực hiện bởi An ninh và được ghi lại
3. Lễ tân phải đảm bảo tất cả chìa khóa phòng của khách đều được khóa/bảo mật mọi lúc. Trưởng phòng lễ tân chịu trách nhiệm về những chìa khóa này.
4. Kiểm tra toàn bộ luồng chìa khóa phòng khách của Quản lý an ninh
5. Nếu cần thêm chìa khóa, cần phải có yêu cầu
được gửi đến nhóm An ninh với lời giải thích đầy đủ
6. Khi khách yêu cầu chìa khóa phòng, hãy xác nhận lại và yêu cầu cung cấp tên khách.
7. Khi trả phòng, FO phải đảm bảo nhận được chìa khóa
- Chìa khóa phải được để trong cùng phong bì đã nộp cho người được ủy quyền = thủ kho vào ngày hôm trước.
- Sau khi đóng cửa hàng, chìa khóa phải được để trong cùng một phong bì. Niêm phong phong bì và ký xác nhận của người có thẩm quyền và ký xác nhận của bảo vệ.
- Ghi trên phong bì những gì bên trong (kho chứa đồ nào) phòng trường hợp sẽ sử dụng phong bì mới.
3. Đặt mua chìa khóa mới:
HOT được phép đặt chìa khóa mới với hình thức và giải thích hợp lý,
sự chấp thuận từ GM
4. Cắt chìa khóa:
Quản lý an ninh sau khi được GM chấp thuận bằng cách trình bày đầy đủ
tài liệu
6. Hàng tồn kho:
Trách nhiệm của Quản lý an ninh thực hiện thường xuyên / hàng tuần
kiểm kê tất cả các chìa khóa của khu nghỉ mát, tài liệu đầy đủ
7. Bảo dưỡng ổ khóa:
Trách nhiệm của Kỹ sư trưởng
8. Tổng quan chính:
Trách nhiệm của Quản lý an ninh là phải có danh sách đầy đủ/hoàn chỉnh tất cả
chìa khóa nghỉ dưỡng
10. Lấy lại khóa khi máy chủ kết thúc:
Trách nhiệm của Trưởng phòng An ninh trong việc liên lạc với Phòng Nhân sự và
đảm bảo giấy tờ hợp lệ khi cấp và trả chìa khóa khu nghỉ dưỡng.
11. Kiểm soát chìa khóa cho dịch vụ dọn phòng:
Tiêu chuẩn:
Tất cả chìa khóa phải được ký vào và ký ra trong Sổ ghi chép kiểm soát chìa khóa và được trả lại vào cuối mỗi ca làm việc bởi cùng một người chủ.
Để đảm bảo kiểm soát chìa khóa chặt chẽ mọi lúc, các cộng sự không được phép trao hoặc cho mượn chìa khóa cho bất kỳ chủ nhà nào khác.
Quy trình:
1. Chìa khóa phải được cất giữ trong tủ kiểm soát chìa khóa tại văn phòng Dọn phòng. Giám sát ca sáng lấy chìa khóa từ Bảo vệ để mở văn phòng và tủ đựng chìa khóa.
2. Trước khi phát bất kỳ chìa khóa nào, Giám sát sẽ kiểm kê để xác minh rằng tất cả các chìa khóa đều đã được kiểm kê.
3. Giám sát, Quản lý giặt là và các cộng sự được ủy quyền khác ký nhận chìa khóa vào đầu ca.
4. Mỗi cộng sự ký nhận chìa khóa phải chịu trách nhiệm về chìa khóa.
5. Chìa khóa phải luôn mang theo bên mình và không bao giờ được để trong ổ khóa cửa, trên xe đẩy, trong tủ đựng thức ăn hoặc nơi khác.
6. Không được cho bất kỳ ai mượn chìa khóa nếu không ký vào sổ chìa khóa. Nhân viên phục vụ phòng không được phép mở cửa cho các cộng sự khác mà không có sự chấp thuận của Quản gia.
7. Không bao giờ được mang chìa khóa ra khỏi khách sạn.
8. Việc làm mất chìa khóa được giao hoặc mang chìa khóa ra khỏi khách sạn được coi là hành vi vi phạm nghiêm trọng và sẽ bị kỷ luật. Quản gia điều hành và Bảo vệ phải thông báo ngay lập tức.
9. Vào cuối mỗi ca làm việc, chìa khóa phải được trả lại cho văn phòng Housekeeping và ký vào sổ ghi chép chìa khóa.
10. Sổ ghi chép chìa khóa và chìa khóa tủ chìa khóa được chuyển từ giám sát viên buổi sáng sang giám sát viên buổi tối khi đổi ca.
11. Vào cuối ca làm việc buổi tối, giám sát viên phải kiểm kê chìa khóa để tính toán tất cả. Bất kỳ sự khác biệt nào cần được báo cáo ngay cho Quản lý an ninh.
12. Nhân viên trực đêm phải nhận chìa khóa cần thiết trong ca làm việc trước khi giám sát viên buổi tối rời đi. Những chìa khóa này được trả lại cho giám sát viên buổi sáng khi ca làm việc bắt đầu.
13. Tủ đựng chìa khóa phải được khóa và người giám sát buổi tối phải trả lại chìa khóa tủ cho bộ phận An ninh.
14. Trong trường hợp khách yêu cầu nhân viên phục vụ phòng mở cửa, hãy xem hướng dẫn ở trên.
Definition:
Control of
locks, keys and combination comprises one of the major problems facing hotel
management. A lock is not more secure that the control of its key or
combination
Purpose:
To prevent
robbery and missing
Policy:
to ensure that
all resort keys are used properly. All Departments (hosts) must follow the key
procedure:
-
All
resort keys including office keys, store keys, must be handed over to Security
host at the security office before leaving resort.
-
Following
keys must be sealed in an envelope: (GM key, Shop key, store keys, FC key, HR
key)
-
Each
key receiving person is responsible and accountable.
-
Security
team must make sure that all keys are issued and returned to authorized persons,
meaning to the department. (e.g. cannot take key for housekeeping when working
in F&B). Each key must be signed in the key register including the name, time signed out, and time
returned along with the signature and counter signature by security.
-
Keys cannot be removed from the resort.
-
The key box will be checked at the end of evening shift
by the shift leader/supervisor. Any discrepancies must be reported immediately investigated
and/or reported to chief of security. The key register is to be used as a
reference.
-
Any
broken or lost key must be reported immediately to Security office. Use Fill
out form / see below
-
Security
manager has to report all lost or broken keys to GM.
2. If the keys cannot be relocated the Security Manager has to decide if the
lock cylinders needs to be changed. If the cylinders will be changed, the Chief
of Security will recall all keys for that lock and reissue new keys.
Completely to be recorded.
3. Any alteration to lock cylinder locations will be recorded in the key
control log.
4.
In case of violation by the host disciplinary action
has to be taken by Security and HR and inform GM
2.
Guest’s name, the room number, date and time and all
details to be taken
3.
In case a guest says he forgot his guest key in the
room, the host who receives this information has to liaise with Front Office
and ensure that the guest is entitled to get the room opened. (ask a questions
to identify the guest) Reassure that the guest has his room key.
4.
In case the guest has reported a loss of the room
key, a careful investigation needs to be done immediately in order to prevent a
security risk.
-
Check with the housekeeping to search the room.
-
Check the key box and the key rack in case it has
been misplaced.
-
Check all Food & Beverage outlets, Beach, SPA,
gym etc.
5.
If the key cannot be found, the lock needs to be
changed or swapped by the Chief Engineer immediately to prevent unauthorized entry.
The attached form has to be filled out
If it is proven due to careless of the guest, the guest must pay a USD 35
for the replacement, ensure guests sign the incident form.
In case the key is found later, it will be destroyed, ensure correct
documentation
5. A request for replacing lost and broken keys must
be submitted to the General Manager for approval. Security Manager prepares
this request and submits it on the same day the key is lost or broken with the
key report.
1. The reception desk will
always hold 2 keys for each guestroom in the
resort.
2.
A weekly check is done by Security and be recorded
3.
Front Office has to ensure that all guest room keys
are locked / secured at any time. Front Office Manager is responsible for these
keys.
4.
Review the entire flow of guest room keys by
Security Manager
5.
If additional keys are required, a requisition
should be
made to the Security team with full explanation
6.
When a guest asks for his room key, reconfirm and ask
for the guest name identification.
7. At check-out FO has to ensure to receive the key
|
|
-
Keys should be in the same envelope as
turned in the day before with authorized person = store man.
-
After closing the store, keys to be
place in the same envelope. Seal envelope and sign over flap by authorized
person and countersign by security.
-
Write on the envelope what is inside
(which storeroom) in case a new envelope will be in use.
3. Ordering new keys:
HOT is authorized to order new keys with proper form and explanation,
approval from GM
4. Cutting Keys:
Security Manager after approval by GM by presenting full
documentation
6. Inventories:
Responsibility of Security Manager to conduct on regular basis / weekly
inventories of all keys of the resort, full documentation
7. Maintenance of Key Cylinders:
Responsibility by Chief Engineer
8. Key Overview:
Responsibility of Security Manager to have a full / complete list of all
resort keys
10. Retrieval of Keys upon host termination:
Responsibility of Security Manager to
liaise with HR Department and
ensuring proper documentation when issuing and returning resort keys.
11. Key Control for Housekeeping:
Standard:
All keys must be signed in and signed out in the Key Control Logbook and returned
at the end of each shift by the same host.
To
ensure strict key control at all times, associates are not allowed to hand-over
or lend keys to any other hosts.
Procedure:
1. Keys must be kept in the key control cabinet in the Housekeeping office.
Morning shift supervisor gets the key from Security to open the office and key
cabinet.
2. Before any keys are handed out, the Supervisor takes inventory to verify
that all keys are accounted for.
3. Supervisors, Laundry Manager, and other authorized associates sign out keys
at the beginning of the shift.
4. Every associate signing for the key(s) is responsible / accountable for the
keys.
5. Keys must be carried at all times and never left in door locks, on trolleys,
in a pantry, or other disposition.
6. Keys must not be loaned to anyone without signing in the key log. Room
Attendants are not allowed to open doors for other associates without approval
by Exc. Housekeeper.
7. Keys must never be removed from the hotel.
8. Loss of assigned keys or removal of keys from the hotel is considered as
serious misconduct which shall lead to disciplinary action. The Executive
Housekeeper and Security have to notified immediately.
9. At the end of each shift, keys must be returned to the Housekeeping office
and signed-in in the key Logbook.
10. The key logbook and key cabinet key is transferred from the morning
supervisor to the evening supervisor at change of shift.
11. At the end of the evening shift, the supervisor must take an inventory of
keys to account for all. Any discrepancy needs to be reported immediately to
Security Manager.
12. The night-duty Room Attendant should receive keys needed during the shift before the evening supervisor leaves. These keys are returned to the morning supervisor when the shift starts.
13. The key cabinet must be locked and the cabinet key shall be returned to
Security by the evening supervisor.
14.
In case guests asks Room Attendant to open the door, see instruction above.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét