| Code: SEC/SOP/ | STANDARD OPERATING PROCEDURE | Issued by: Assistant Security Manager | |
| Effective date: Updated on: | Distribution to: Security | ||
| Page(s): | Approved by : | ||
| Subject | Key Audit Kiểm tra chìa khóa | ||
Objective/ Mục đích
Security department will obtain all keys in the hotel, control properly all types of keys in order to protect the safety and security of all Hotel guests/staffs and property.
Bộ phận an ninh lưu giữ tất cả các chìa khóa trong khách sạn, Kiểm soát tốt các loại chìa khóa là đảm bảo an ninh tài sản và trật tự trong khách sạn.
Procedure/ Quy trình
| v Issuing a key Bàn giao chìa khóa cho các bộ phận phòng ban. Ø Authorized employees can receive the key. Người có thẩm quyền có thể nhân chìa khoá. - The Key Control officer is responsible for updating a list of employees who have been assigned keys to facilities. Có danh sách cá nhân có thẩm quyền ký nhận chìa khóa phòng làm việc hay khóa phòng họp, khóa nhà hàng... - Authorized persons are often manager or head of department. Thường là người quản lý của bộ phận hay trưởng phòng. Ø Complete Key Request Form. Hoàn thành phiếu bàn giao chìa khóa. - Fill full name and key’s description. Ghi thông tin đầy đủ và chi tiết về khóa. - Receiving date. Ngày giờ bàn giao chìa khóa. - Amount and location of doors with key. Số lượng và vị trí các cửa có khóa. - Full name and signature of receiver. Tên đầy đủ và chữ ký của người nhận. - Full name and signature of Security officer. Tên đầy đủ và chữ ký của người giao. Ø Key Request Form is documented. Lưu phiếu bàn giao chìa khóa. - Keep forms in the document cabinet for key audit. Lưu vào tủ lưu tài liệu của bộ phận về kiểm soát các loại chìa khóa. v Hand over keys between security department and others everyday. Giao nhận chìa khóa hàng ngày giữa bộ phận an ninh với các bộ phận. Ø Return the key. Giao chìa khóa. - Return key to the guards before leaving. Khi các phòng ban và các bộ phận hết giờ làm việc sau khi đóng cửa tất cả các chìa khóa cửa phải được giao cho bộ phận an ninh cất giữ. - Fill in the form fully information. Điền đầy đủ thông tin vào sổ giao nhận chìa khóa của bộ phận an ninh. - Write clearly department and amount of key. Ghi rõ phòng ban và số lượng chìa. - Returning date and time. Ngày giờ giao khóa cho bộ phận an ninh. - Have full name and signature of security officer. Tên đầy đủ và chữ ký của người giao. - Have full name ans signature of receiver. Tên đầy đủ và chữ ký của nhân viên an ninh nhận. Ø Receive the key. Nhận chìa khóa. - Khi các phòng ban và các bộ phận vào làm việc đến bộ phận an ninh để nhân lại chìa khóa phòng ban và bộ phận được giao cho bộ phận an ninh cất giữ. - Điền đầy đủ thông tin vào sổ giao nhận chìa khóa của bộ phận an ninh. - Ghi rõ phòng ban và số lượng chìa. - Ngày giờ nhận khóa từ bộ phận an ninh. - Tên đầy đủ và chữ ký của người nhận. - Tên đầy đủ và chữ ký của nhân viên an ninh giao. v An ninh về chìa khóa: Ø Do not allow others to borrow your key. Không được phép cho bên thứ ba mượn chìa khóa. - Do not allow anyone who has no permitment to borrow your key. Không được phép cho bất kỳ ai không có trách nhiệm mượn chìa khóa mở cửa mà không đúng chức năng đảm nhiệm - Trong trường hợp cần thiết nhân viên an ninh xin ý kiến chỉ đạo từ trưởng bộ phận an ninh và nhân viên an ninh sẽ là người mở cửa. - Các yêu cầu về mở cửa phải được ghi lại vào sổ trực đầy đủ các thông tin. Ø Bị thất lạc chìa khóa. - Trong trường hợp bị thất lạc chìa khóa ngay lập tức phải báo ngay cho bộ phận an ninh. - Bộ phận an ninh sẽ cùng phối hợp tìm kiếm chìa khóa. - Bộ phận an ninh sẽ phong tỏa khu vực để đảm bảo an ninh tài sản tại khu vực mất khóa. - Nếu tìm lại được chìa khóa trưởng bộ phận an ninh sẽ xem xét về mức độ thời gian, lý do thất lạc và tính chất sự việc sẽ đưa ra quyết định có thay mới toàn bộ các ổ khóa có chìa bị thất lạc hay không. Ø Lập biên bản và ghi chép về thất lạc chìa khóa. - Xác định người làm thất lạc chìa khóa. - Thời gian bị thất lạc chìa khóa và trong hoàn cảnh nào. - Số lượng và vị trí các của bị mất khóa. - Hoàn tất biên bản làm thất lạc chìa khóa theo qui định. |
| |
| Prepared by, Nguyễn Viết Dũng Assistant Security Manager | Verified by, Lê Đại Hải Deputy General Manager | Approved by, Nguyễn Văn Hòa Director of Operation |
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét